Quelle: www.gratisography.com (Ryan McGuire | Bells Design) 

 

Ivan Blatters Aufruf zur Beteiligung an seiner Blogparade “Welches sind Ihre drei wichtigsten und/oder liebsten Tools, um produktiver zu arbeiten?” komme ich gerne nach. Für mich ist es auch immer wieder spannend zu erfahren, welche neuen Produktivitäts-Tools es gibt, welche neuen Features ich bei bekannten Tools noch nicht entdeckt habe oder wer welche Anwendungen wie einsetzt. Tools, das klingt manchmal nach “schwerem” (und kompliziertem) Werkzeug. Wenn man sich aber erst einmal in die Funktionen hineingefunden hat, sind sie einfach in der Bedienung und echte Hilfen im Berufsalltag. Hier stelle ich euch meine persönlichen Top 3 Tools vor.

1. Evernote oder mein neues “virtuelles Gedächtnis”

Dieses Programm habe ich vor Kurzem erst so richtig für mich entdeckt. Ich hatte es schon länger auf  Mac und iPhone installiert, jedoch nie richtig genutzt. Als ich vertraglich zu einem großen Mobilfunkanbieter im Sommer gewechselt bin, gab’s ein Upgrade auf Evernote Premium gratis dazu und ich begann mich näher mit dem Tool zu beschäftigen. Evernote ist bestens geeignet, um Dokumente, Mails, Ideen an einem zentralen Ort zu speichern und zu organisieren. Wird eine Notiz (Mail, Foto, Dokument etc.) mobil auf dem Handy gespeichert, wird es wiederum mit dem eigenen Computer synchronisiert und vice versa. So hat man all seine Notizen immer griffbereit. Ich möchte gar nicht en Detail so sehr auf die Funktionen eingehen, dafür sind es einfach zu viele. Doch stelle ich euch hier kurz meine bisherigen Lieblings-Features vor, die ich in letzter Zeit am meisten genutzt habe.

Bookmarken via Web Clipper

Wenn ich beim Surfen im Internet etwas entdecke, speichere ich die Seite mit dem Evernote Web Clipper. Dieser steht für verschiedene Browser als Extension zur Verfügung. Bei Safari erscheint dann der Evernote Elefant oben links (Bild 1) im Browser. Geht man darauf, werden einem wiederum mehrere Möglichkeiten angeboten, sein Fundstücke in Evernote zu speichern, z.B. als Schnappschuss oder Lesezeichen. Darüber hinaus kann man es mit Schlagworten versehen und in ein bereits angelegtes Notizbuch (hier z.B. Tools) speichern (Bild 2). Ruft man Evernote auf, so befindet sich dann einmal im “Eingangsbereich” (unter “alle Notizen”) bzw. unter dem angegebenen Notizbuch das Fundstück wieder.

Bild 1

Bild 2

Bookmarken via Evernote Mail

Mobil auf dem Handy nutze ich die Mail-an-Evernote-Funktion sehr oft. Egal, was ich beim mobilen Surfen entdecke, ich leite es via Mail an meine Evernote Mailadresse weiter. Jeder Nutzer hat eine solche Mailadresse (siehe Video). Oder ich bekomme eine E-Mail, die ich mir merken und erst später bearbeiten oder einfach nur z.B. zu einem bestimmten Projekt zuordnen möchte. Dann leite ich mir diese an meine Evernote Mailadresse weiter. Die Zuordnung funktioniert sogar schon, bevor ich die Mail losschicke. In der Betreffzeile trägt man dazu z.B. das relevante Notizbuch (z.B. @Tools) und/oder Schlagwort ein (z.B. #Tools) und die Mail wird in Evernote genau dorthin gespeichert. Mehr darüber gibt’s hier. Super Feature!

Quelle: Evernote auf Youtube

Natürlich gibt es noch jede Menge anderer nützlicher Funktionen, die ihr aber gern selbst entdecken und ausprobieren könnt. Ich empfehle dafür diese Übersicht von Evernote (für Mac) oder auch das Buch von Daniel E. Gold “Evernote: The Unofficial Guide To Capturing Everything and Getting Things Done“ (z.B. als eBook).

2. Time Tool und Projektmanagement Software Thrive Solo

Das Tool Thrive Solo ist mittlerweile unter Freelancer auch in Deutschlang recht bekannt. Mich begeistert vor allem die sehr klare und reduzierte Bedienoberfläche.  Am Anfang muss man sich an das Webdesign etwas gewöhnen, aber dann ist es sehr angenehm funktional. Allerdings ist die Bedienung in englischer Sprache verfasst, daher sollte der User des Englischen halbwegs mächtig sein, damit er das Tool auch gut nutzen kann. Das sieht  bei Evernote schon besser aus, z.B. die Support-Seiten gibt’s dort  schon in Deutsch. Nichtsdestotrotz hat Thrive Solo viel zu bieten. Einzelne Projekte lassen sich anlegen, für die dann die Zeit getrackt werden kann (z.B. auch inkl. Berechnung des Honorars). Ebenso können Kunden mit sämtlichen Daten eingerichtet, das eigene Logo kann hochgeladen und Rechnungen mit der getrackten Projektzeit erstellt werden. Darüber hinaus gibt es noch mehrere Kalender- und Aufgabenfunktionen sowie weitere Features. Man kann das Tool auch via App auf dem Mobiltelefon nutzen. Ich empfehle, den “free trial” von 3o Tagen zu nutzen, um das Tool einfach mal auszuprobieren. Einen ersten Eindruck erhaltet ihr auch in dem Video.

Quelle: Thrive Solo auf Vimeo

3.  Dokumenten-Austausch mit der Dropbox

Wer kennt sie nicht, die Dropbox. Sie funktioniert ähnlich wie Google Drive, nur für die Dropbox brauche ich nicht zwingend einen Googlemail-Account. Wie so viele bin ich mit  einem kostenlosen Account gestartet und habe mir mit Einladungen von Freunden und Familienmitgliedern mein Datenspeichervolumen sukzessive erhöht. Zu diesem Zeitpunkt hatte ich jedoch nur wenige Dateien dort abgelegt, die ich anderen ganz einfach zum Download zur Verfügung stellen wollte. Dann habe ich jedoch begonnen, mit verschiedenen Projektteams an verschiedenen Orten zu arbeiten, bei denen ein permanenter Zugriff auf einen Datenpool notwendig wurde. Und da kam wiederum auch hier eine bezahlte Version der Dropbox ins Spiel – einfach weil mehr Speicherplatz benötigt wurde. Praktisch finde ich, dass ich einzelne Ordner und Dokumente für bestimmte Personen freigeben kann. Die Dropbox lässt sich als Webversion, als auch installiert auf dem Computer nutzen. Wendet man es auf dem eigenen Computer an, muss man sich jedoch im Klaren sein, dass die Synchronisation das Surfen im Internet etwas blockieren kann – natürlich ist das abhängig vom Tarif, ich habe so etwas jedoch schon öfters gehört! Das trifft auch vor allem zu, wenn mehrere Personen gleichzeitig Daten mit gemeinsamen Dropbox-Ordnern synchronisieren. Wer die Dropbox und ihre Features noch nicht kennt, der  sollte einfach mal die Tour machen.

Status-Ansicht auf Mac für Dateien-Upload

Upload-Funktion auf iPhone

 Welche sind nun eure “stärksten” Tools? Mit welchen habt ihr gute, mit welchen weniger gute Erfahrungen gemacht?